Checklist

5 passos para organizar um evento de sucesso

• Planejar com antecedência. Afinal tem muita coisa que você precisa decidir e providenciar (Objetivo, tema, nome do evento, público alvo).

• Defina o número de participantes

• Fique atento à diferença entre gastos fixos e variáveis

• Defina sua equipe de apoio e as respectivas funções de cada integrante

• Pesquise e escolha o local adequado. Faça o levantamento de preços e formas de pagamento.

Definindo o local, data e monitoramento

• Data (pesquisar sobre o clima, principalmente se for em lugar aberto)

• Local (segurança, tamanho, acomodações, disponibilidade, acessibilidade)

• Planejamento Financeiro (Faça levantamento dos custos e não esqueça de prever uma verba de contingência. Imprevistos acontecem)

• Patrocínios (Fechamento de contrato, visitas, parceiros ideais, pense em marcas que comungam dos mesmos propósitos de objetivos que os seus)

• Fornecedores (selecione os fornecedores de brindes, materiais, buffets, decoração e etc. Para sua tranquilidade tenha sempre o contato de dois)

• Documentação de alvará junto a prefeitura. Faça com bastante antecedência para que você não corra risco de ter seu evento cancelado.

• Autorização do Corpo de Bombeiros, a exemplo do alvará, não deixe para última hora.

Programação e Divulgação

• Equipamentos, iluminação e som. O ideal é que alguém da equipe acompanhe os testes.

• Planejamento: cronograma de atividades, definição de responsabilidades.

• Produção gráfica, lembre-se que um evento é uma poderosa ferramenta de comunicação por isso lembre-se da identidade visual, paleta de cores, posicionamento, logo.

Dia do Evento

• Uma equipe completa é fundamental para que o tempo seja melhor aproveitado e para que, assim, seja possível executar o grande evento conforme o idealizado. No dia, foque nos detalhes mais importantes para melhorar a experiência do participante.

• Eleja um líder para coordenar as atividades da recepção e distribua a equipe em locais estratégicos.

• Defina a quantidade de pessoas no local e os equipamentos necessários.

• Automatize o processo. Utilize plataformas com foco em eventos, que oferecem aplicativos de check-in para registrar a presença dos participantes. Isso reduz as filas, melhora a experiência do participante, diminui a equipe e equipamentos no local.

Pós Evento

• Pesquisa de satisfação: é preciso saber se os resultados foram alcançados. A pesquisa de satisfação é uma importante ferramenta para repetir o que deu certo e corrigir as falhas que houveram.

• Relatórios (O Relatório Final é o documento que traz a radiografia do que foi o evento. Gastos e receita precisam estar documentados para a organização da empresa e para os futuros eventos)